ความหมาย
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หรือ เอ็มไอเอส (อังกฤษ: management information system - MIS) หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ หรือขั้นตอนที่ช่วยในการจัดเก็บสารสนเทศเพื่อใช้ในการบริหารและการจัดการองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการนี้จะมีส่วนครอบคลุมถึง บุคคล เอกสาร เทคโนโลยี และขั้นตอนในการทำงาน เพื่อที่จะแก้ปัญหาทางธุรกิจไม่ว่าทาง ราคา สินค้า บริการ หรือกลยุทธต่างๆ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะแตกต่างจากระบบสารสนเทศทั่วไป กล่าวคือระบบนี้จะใช้ในการวิเคราะห์ระบบอื่นๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ ในทางวิชาการคำว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการนี้ถูกใช้ในส่วนของรูปแบบการจัดการข้อมูล เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ หรือ ระบบช่วยในการตัดสินใจ
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System) หมายถึง ระบบที่สร้างขึ้นตามความต้องการของผู้ใช้ เพื่อช่วยในการรวบรวม แยกประเภท ประมวลผล จัดเก็บ ค้นหา แจกจ่าย ข้อมูล เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ ประสานงาน และควบคุมการปฎิบัติงานทางธุรกิจ
สาเหตุในการนำระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมาใช้ในองค์การ
1. การเกิดขึ้นในระบบเศรษฐกิจโลก (Global Economy) นั่นคือ การดำเนินธุรกิจไม่ใช่เพียงในระดับท้องถิ่น แต่เป็นระบบเศรษฐกิจที่ครอบคลุมโลก สืบเนื่องจาก
1.1 ธุรกิจมีการขยายสาขา หรือหน่วยงานครอบคลุมโลก เกิดธุรกิจในรูปแบบบริษัทข้ามชาติ (Multinational Corporation : MNC) โดยตั้งโรงงานในประเทศที่มี ต้นทุนการผลิตต่ำ แล้วส่งสินค้าไปขายที่ต่างๆในโลก
1.2 การแข่งขันในตลาดโลก การผลิตในปัจจุบันเป็นการผลิตแบบปริมาณมาก (Mass Product) โดยใช้เครื่องจักรในการผลิต เพื่อให้สินค้ามีคุณภาพตรงตามมาตรา ฐานสามารถแข่งขันได้ในตลาดโลก ระบบสารสนเทศ เป็นเครื่องมือหลักที่จะสนับสนุนให้ธุรกิจมีความสามารถในการวิเคราะห์ ประสานงาน ควบคุมกระบวนการผลิต การให้บริการ
1.3 การประสานงานร่วมกันระหว่างประเทศ ระบบสารสนเทศจะทำหน้าที่เป็นตัวกลางสำคัญในการติดต่อสื่อสาร แลกเปลี่ยน ความรู้ ข้อมูล วัฒนธรรม
2. ผลกระทบจาก "โลกาภิวัตน์" (Globalization) เป็นผลมาจากพัฒนาการด้ารการติดต่อสื่อสาร ที่ติดต่อถึงกันอย่าง "ไร้พรมแดน" ประชาชน ณ จุดต่างๆ บนโลกสามารถ รับรู้ข่าวสาร ข้อมูลจากอีกซีกโลกหนึ่งได้ในเวลาเกือบทันที
2.1 ผลกระทบจากเหตุการณ์ต่างๆ เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เนื่องจากเทคโนโลยีสื่อสารทำให้ทั่วโลกได้รับรู้เหตุการณ์ต่างๆ ในระยะเวลาอันสั้น ดังนั้น ผลกระทบที่เกิดจาก เหตุการณ์ต่างๆ จึงรวดเร็วขึ้น เช่น เกิดการจลาจล ประท้วง ระบบสารสนเทศจึงเข้ามามีบทบาทในการค้นหา รวบรวม และประเมินผล ข้อมูลข่าวสาร เพื่อวิเคราะห์ แนวทางในการแก้ปัณหาในธุรกิจ ให้ทันต่อเหตุการณ์
2.2 ลูกค้าให้ความสำคัญกับคุณภาพของสินค้า เนื่องจากการคมนาคมขนส่งที่สะดวกการส่งออกและนำเข้าสะดวกขึ้นและการเปิดเสรีทางการค้า ระบบสารสนเทศจึง เข้ามามีบทบาทต่อธุรกิจในเรื่องของการคิดค้น ผลิตภัณฑ์ ออกแบบ การควบคุมกระบวนการผลิต การให้บริการลูกค้า
2.3 พฤติกรรมใช้คอมพิวเตอร์ของลูกค้า ระบบสารสนเทศจึงเข้ามามีบทบาทเกี่ยวกับช่องทางการจัดจำหน่าย เช่น การขายสินค้าบนอินเทอร์เน็ต การโฆษณาสินค้า เป็นต้น
3. การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างขององค์การ การใช้ทรัพยากรร่วมกันเพื่อให้เกิดความประหยัด การประยุกต์แนวคิด "องค์การแห่งการเรียนรู้" (Learning Organization) เพื่อให้องค์กรเกิดความตื่นตัว พร้อมที่จะปรับตัวให้ทันต่อความเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างขององค์การได้แก่
3.1 การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่ (Business Improving by Using Business Process Reengineering : BPR) คือ การนำนวัตกรรมมาประยุกต์ใน องค์การ โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
3.2 ลดต้นทุนในการผลิต ระบบสารสนเทศ ช่วยให้เกิดการการประหยัดในทุกๆด้าน ทั้งในด้านต้นทุน เวลา และพื้นที่ในการทำงาน
3.3 การเปลี่ยนวิธีทำงาน การทำงานในปัจจุบันจะเน้นการทำงานทางไกลโดยใช้เทคโนโลยีเครือข่ายและการสื่อสารให้เป็นประโยชน์
4. การเกิดขึ้นขององค์กรดิจิทัล องค์กรจำนวนมากได้ปรับตัวโดยนำเทคโนโลยีเครือข่ายและอินเทอร์เน็ตมาใช้ให้เป้นประโยชน์
5. นโยบายด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
กระบวนการของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
เทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทในการดำเนินงานขององค์การในปัจจุบันสามารถสร้างความเจริญก้าวหน้าและประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กร กระบวนการเหล่านี้ประกอบด้วยกระบวนการที่สำคัญ 3 ขั้นตอน ส่วนนำเข้า (Input) การประมวลผล (Process) และการนำเสนอข้อมูล (Output)
1. การนำเข้า (Input) ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อไปประมวลผล สิ่งที่นำเข้า คือ ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อมูลดิบ หรือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ที่ถูกเก็บรวบรวมจากแหล่งต่างๆ เช่น รหัสของสินค้า ชื่อสินค้า ราคาสินค้า เป็นต้น
2. การประมวลผลข้อมูล (Process) คือขั้นตอนที่ทำหน้าที่เปลี่ยนข้อมูลนำเข้าให้อยู่ในรูปแบบที่มีความหมายต่อองค์การ สามารถนำไปใช้งานได้
3. การนำเสนอผลลัพธ์ (Output) คือส่วนที่นำข่าวสารหรือข้อมูลที่ได้จากการประมวลผลไปนำเสนอให้ผู้ใช้ในรูปแบบของ "สารสนเทศ" (Information) และ "ความรู้"(Knowledge)
3.1 สารสนเทศ (Information) หมายถึง ผลที่เกิดจากการประมวลผลข้อมูล ถูกจัดอยูในรูปแบบของรายงาน ตัวเลข เสียง สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ
3.2 ความรู้ (Knowledge) หมายถึง การรับรู้ ความเข้าใจ ข้อมูล หรือสารสนเทศที่ถูกรวบรวม และวิเคราะห์ จนทำให้ผู้ใช้ข้อมูลเข้าใจในปัญหา และหาวิธีการแก้ปัญหาที่สามารถปฏิบัติได้จริง
4. ผลป้อนกลับ (Feedback) หรือการตอบสนอง สารสนเทศบางระบบต้องการผลป้อนกลับ ซึ่งก็คือส่วนหนึ่งของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว แต่ถูกกลับไปยังส่วน การนำเข้าข้อมูลอีกครั้ง เพื่อการตรวจสอบคุณภาพ
คุณลักษณะของสารสนเทศ
1. มีความถูกต้องแม่นยำ (accuracy) สารสนเทศที่ดีจะต้องตรงกับความเป็นจริงและเชื่อถือได้ สารสนเทศบางอย่างมีความสำคัญ หากไม่ตรงกับความเป็นจริงแล้ว อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้ สารสนเทศที่ถูกต้องแม่นยำจะต้องเกิดจากการป้อนข้อมูลรวมถึงโปรแกรมที่ประมวลผลจะต้องถูกต้อง
2. ทันต่อเวลา (timeliness) สารสนเทศที่ดีต้องทันต่อการใช้งาน หมายถึง ข้อมูลที่ป้อนให้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ต้องมีความเป็นปัจจุบันทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เพื่อการนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง ตัวอย่างเช่น ข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ปกครองนักเรียน จะต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัย หากหมายเลขโทรศัพท์ล้าสมัยก็จะไม่สามารถติดต่อกับผู้ปกครองได้หากเกิดกรณีฉุกเฉิน 3. มีความสมบูรณ์ครอบถ้วน (complete) สารสนเทศที่ดีจะต้องมีความครบถ้วน สารสนเทศที่มีความครบถ้วนเกิดจากการเก็บข้อมูลได้ครบถ้วน หากเก็บข้อมูลเพียงบางส่วนก็จะไม่สามารถใช้ประโยชน์จากสารสนเทศได้เต็มประสิทธิภาพ ตัวอย่าง เช่น ข้อมูลนักเรียน ก็จะต้องมีการเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับนักเรียนให้ได้มากที่สุด เช่น ชื่อ อายุ ที่อยู่ ชื่อผู้ปกครอง หมายเลขโทรศัพท์ โรคประจำตัว คะแนนที่ได้รับในแต่ละวิชา เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อให้ครูสามารถนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ หากไม่มีข้อมูลของหมายเลขโทรศัพท์ เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินก็จะไม่สามารถติดต่อกับผู้ปกครองได้เช่นเดียวกัน 4. มีความสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ (relevancy) สารสนเทศจะต้องสอดคล้องกับความต้องการของผุ้ใช้ กล่าวคือ การเก็บข้อมูลต้องมีการสอบถามการใช้งาน ของผู้ใช้ว่าต้องการในเรื่องใดบ้าง จึงจะสามารถสรุปสารสนเทศได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น หากต้องการเก็บข้อมูลของนักเรียนก็ต้องถามครูว่าต้องการเก็บข้อมูลใดบ้าง เพื่อให้ครูสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง 5. สามารถพิสูจน์ได้ (verifiable) สารสนเทศที่ดีจะต้องตรวจสอบแหล่งที่มาได้ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของสารสนเทศได้
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
คำว่าระบบ (System) หมายถึง กลุ่มของส่วนประกอบย่อยต่างๆ ที่มีการทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
ระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยระบบย่อยต่างๆ ได้แก่
1. ระบบคอมพิวเตอร์ หมายถึง เครื่องมืออิเล็คทรอนิกส์ ซึ่งทำงานโดยอาศัยคำสั่ง สามารถเก็บรวบรวมข้อมูล เรียกใช้ข้อมูล จัดกระทำกับข้อมูล แสดงผลลัพธ์ และเก็บผล ลัพธืไว้ใช้ในคราวต่อไปได้
ฮาร์ดแวร์
ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น 3 หน่วย คือ
หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์ หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU) หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์
ซอฟต์แวร์
การใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ลักษณะการใช้
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของงานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์กรส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร เป็นต้น
ซอฟต์แวร์ คือ ชุดคำสั่งที่สั่งงานคอมพิวเตอร์
ข้อมูล
ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์กร ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ
บุคลากร
บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใดโอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์กรที่มีความซับซ้อนจะต้องใช้บุคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน
ระดับของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้
1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง 2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง 3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน 4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล |
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น